Årsmötet är föreningens viktigaste möte och också det möte där flest fel görs. Här är de misstag vi ser oftast – och hur ni undviker dem.
1. Kallelsen gick ut för sent
Om stadgarna säger tre veckor menar de tre veckor. En kallelse som skickas en dag för sent kan räcka för att beslut ifrågasätts. Räkna baklänges från mötesdagen med årsmöteskalendern.
2. Beslut under ”övriga frågor”
Punkten övriga frågor är till för information och diskussion. Ett beslut i en fråga som inte fanns med i kallelsen är svårt att försvara – de medlemmar som stannade hemma visste inte att frågan skulle avgöras.
3. Ingen röstlängd
Så länge alla är överens spelar det ingen roll. Men när det blir votering i en het fråga måste ni veta vilka som får rösta. Ta fram röstlängden ur medlemsregistret i förväg.
4. Revisorn fick handlingarna kvällen innan
Revisorn behöver tid. Lämnar ni räkenskaperna sent blir granskningen ytlig – eller så kan revisorn inte tillstyrka ansvarsfrihet.
5. Styrelsen röstar om sin egen ansvarsfrihet
Ledamöterna ska inte delta i beslutet om sin egen ansvarsfrihet. Det är lätt att glömma när mötet är litet och nästan alla sitter i styrelsen.
6. Valberedningen kommer med ett förslag på mötet
Medlemmarna ska kunna se förslaget före mötet. Ett namn som presenteras först vid valpunkten ger ingen möjlighet att fundera eller föreslå någon annan.
7. Protokollet blir aldrig klart
Nya firmatecknare kan inte anmälas till banken förrän protokollet är justerat. Bestäm vem som skriver och när det ska vara klart innan ni lämnar lokalen.