Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Det är där medlemmarna granskar det gångna året, väljer vilka som ska leda nästa och sätter ramarna för verksamheten. Ett välförberett årsmöte tar en timme. Ett dåligt förberett kan ta en kväll – och i värsta fall behöva göras om.
Det är stadgarna som bestämmer
Det finns ingen lag som reglerar årsmötet i en ideell förening. Allt som rör tidpunkt, kallelse, motionstid och dagordning står i era stadgar. Läs dem innan ni planerar – och följ dem till punkt och pricka. Ett beslut som fattas på ett felaktigt kallat möte kan ifrågasättas i efterhand.
Vanliga formuleringar i stadgar är att årsmötet ska hållas inom några månader efter räkenskapsårets slut, att kallelse ska gå ut två till fyra veckor i förväg och att motioner ska lämnas in ännu tidigare så att styrelsen hinner yttra sig.
Räkna baklänges från mötesdagen
Det säkraste sättet att inte missa en frist är att börja i mötesdatumet och räkna bakåt. Fyll i era egna tider från stadgarna i kalendern nedan.
Årsmöteskalender
Datum som redan har passerat markeras med överstrykning. Om en frist hamnar på en helg är det säkrast att räkna till fredagen innan.
Kallelsen
Kallelsen ska nå alla medlemmar på det sätt stadgarna anger – brev, mejl eller anslag. Den bör innehålla tid, plats, förslag till dagordning och information om var handlingarna finns. Skicka till hela medlemsregistret, inte bara till dem som brukar komma.
En dagordning som brukar fungera
- Mötets öppnande
- Val av mötesordförande och mötessekreterare
- Val av två justerare, tillika rösträknare
- Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt
- Fastställande av röstlängd och dagordning
- Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska berättelse
- Revisorernas berättelse
- Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
- Fastställande av medlemsavgift
- Verksamhetsplan och budget för kommande år
- Behandling av motioner och styrelsens förslag
- Val av ordförande, ledamöter, revisorer och valberedning
- Övriga frågor (endast för information – beslut kräver att frågan funnits i kallelsen)
- Mötets avslutande
Ansvarsfrihet – vad det egentligen betyder
När årsmötet beviljar styrelsen ansvarsfrihet betyder det att medlemmarna godkänner hur styrelsen har skött föreningen under året. Varje ledamot prövas för sig om någon begär det. Ansvarsfrihet gäller bara sådant som framgått av handlingarna – något som har undanhållits omfattas inte.
Efter mötet
- Sekreteraren skriver protokollet, som justeras inom den tid som stadgarna eller mötet bestämt.
- Nya styrelsen håller ett konstituerande möte och utser firmatecknare.
- Banken, kommunen och eventuellt förbund får uppgift om nya kontaktpersoner.
- Protokollet görs tillgängligt för medlemmarna.
Hur rösterna räknas – och vad som händer vid lika röstetal – går vi igenom i Rösta och besluta.